Politique de Confidentialité – Recrutement
1. Objectifs
Politique de confidentialité – Recrutement (la « Politique ») applicable à Sollio Groupe Coopératif (Société mère), ayant son siège social au 200-9001, Boulevard de l'Acadie Montréal (Québec) Canada H4N 3H7 ainsi qu’aux entités regroupées dans la division Sollio Agriculture et Groupe BMR inc. Dans la présente Politique, les termes « division », « entreprise », « nous » et « notre » font référence, pour un candidat, à la division à laquelle il se rapporte.
Cette Politique de confidentialité est destinée à vous fournir des informations sur la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels dans le cadre de notre processus de recrutement, de même que des informations relativement à vos droits.
Si vous avez des questions concernant vos renseignements personnels, sachez que nous avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels dans certaines des entités employeurs, à savoir Sollio Groupe Coopératif (Société mère), les entités regroupées dans la division Sollio Agriculture et Groupe BMR inc. pour répondre à vos questions et auprès de qui vous pouvez exercer vos droits quant à vos renseignements personnels (le « Responsable de la protection des renseignements personnels »).
Veuillez-vous référer au Responsable de la protection des renseignements personnels de l’employeur pour lequel vous postulez :
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Employeurs |
Titre du responsable |
Courriel |
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Sollio Groupe Coopératif (Société mère) |
Responsable de la protection des renseignements personnels de la Société mère |
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Entités regroupées sous la division Sollio Agriculture |
Responsable de la protection des renseignements personnels de Sollio Agriculture |
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Groupe BMR inc. |
Responsable de la protection des renseignements personnels de Sollio Détail |
Vous avez le droit de poser des questions sur la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, et d'exercer vos droits à l’égard de ceux-ci, comme expliqués
ci-dessous. Si vous le faites, nous ne ferons aucune discrimination à votre encontre et
nous vous renseignerons avec intégrité.
2. Quelle est la portée de cette politique de confidentialité?
Cette Politique de confidentialité s'applique lorsque nous traitons les renseignements personnels des candidats dans le cadre du processus de recrutement (par exemple, le traitement du CV, les vérifications des antécédents criminels, les entrevues, etc.), c’est-à-dire, le processus permettant l’analyse de votre candidature et, le cas échéant, menant à la signature d’un contrat d’emploi ou à la signature d’une lettre d’acceptation. Cela signifie, par exemple, qu'elle ne s'applique pas au traitement des renseignements de nos employés, de nos clients ni à nos activités de marketing.
La Politique s’applique notamment lorsque, pendant le processus de recrutement, vous utilisez nos sites internet et plateformes d’acquisition de talents.
Notez toutefois que certains tiers pourraient collecter vos renseignements personnels pour ensuite rediriger vos informations vers nous par divers moyens (par exemple, les plateformes : LinkedIn, Indeed, le gestionnaire de notre page « Carrière » en ligne) dans le cadre de nos activités de recrutement. Ces tiers pourraient traiter vos renseignements personnels pour leurs propres fins, auquel cas ils sont tenus de se conformer aux Lois qui sont applicables à leurs activités en matière de vie privée et de confidentialité. Nous n’avons aucun contrôle sur les pratiques en matière de confidentialité de ces tiers. Par conséquent, il est donc de votre responsabilité de prendre connaissance de leur politique de vie privée et de confidentialité afin d'assurer la protection des renseignements qui vous concernent. La présente politique se limite à vous informer des pratiques de notre organisation en matière de vie privée suite à la réception de vos informations de candidature.
Dans cette Politique de confidentialité, le terme « renseignements personnels » signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement de l’identifier (ex. : nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, numéro d’assurance social, etc.).
Certaines informations que nous considérons comme des renseignements personnels
aux fins de la présente Politique de confidentialité peuvent ne pas être protégées par
les lois applicables, et vous pouvez ne pas bénéficier des mêmes droits concernant ces renseignements personnels. Par exemple, dans plusieurs provinces, les coordonnées d’affaires comme le nom, le titre, la fonction, l'adresse, l'adresse de courrier électronique et le numéro
de téléphone du lieu de travail sont exclus des protections accordées par la loi.
Par traitement des renseignements personnels, nous entendons toute collecte, stockage, accès, utilisation, divulgation, transmission, communication, destruction
et anonymisation de renseignements personnels, que ce soit sur nos systèmes informatiques, ou dans des dossiers papier traditionnels.
3. Quels renseignements personnels collectons-nous à votre sujet, et à quelles fins?
Lorsque vous postulez un emploi, nous collectons différents types de renseignements personnels. Le Tableau 1 illustre les fins pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels, et des exemples de renseignements personnels recueillis à ces fins. Veuillez noter que les renseignements personnels que nous collectons peuvent varier en fonction des exigences relatives au poste offert ou en fonction d’autres circonstances telles que le type de fonction, le rôle et les responsabilités de l’emploi à combler.
À tout moment, vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la conservation de vos renseignements personnels. Le retrait d’un consentement pourrait toutefois avoir des impacts sur notre capacité à traiter votre candidature.
Tableau 1 : Exemples de catégories de renseignements personnels collectés
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Objectif de la collecte |
Type de renseignements personnels collectés |
Exemple du type de renseignement collecté pour cet objet*[1] |
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Pour l’évaluation de la candidature et des capacités à rencontrer les tâches. |
· Renseignements socio-démographiques · Coordonnées · Renseignements liés à l’expérience du candidat |
· Nom et prénom · Adresse courriel · CV des candidats et dossiers de recrutement, incluant les expériences antérieures · Numéro de téléphone personnel · Adresse résidentielle · Vérification des références du curriculum vitae* |
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Pour l’évaluation des exigences reliées à l’emploi. |
· Identifiants gouvernementaux · Résultats de tests de · Antécédents judiciaires · Renseignements liés au crédit* |
· Numéro du permis de conduire, lorsque requis par l’emploi en question · Résultats de compétences linguistiques. Vous référer à la section 8 pour plus de détails · Cote de crédit* · Antécédents judiciaires. |
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Pour l’évaluation de l’aptitude à effectuer le travail demandé. |
· Résultats de test de |
· Résultats de tests de compétences* · Tests psychométriques* · Résultats d’une note médicale pré-emploi* |
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Pour se conformer aux exigences légales et assurer la santé et la sécurité de notre personnel. |
· Renseignements médicaux |
· Statut vaccinal. Vous référer à la section 4 pour plus de détails |
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Assurer la sécurité de nos réseaux et systèmes informatiques si le candidat a accès à un poste informatique de l’entreprise. |
· Interactions avec les actifs informationnels de l’entreprise |
· Journaux électroniques, y compris les journaux d'accès · Adresses IP · Dates et heures de connexion · Géolocalisation de la connexion |
4. Faisons-nous une vérification des antécédents judiciaires?
Lors de notre processus de recrutement, plusieurs postes requièrent la vérification des antécédents judiciaires comme condition préalable à l’emploi. Nous effectuons les vérifications de vos antécédents judiciaires par l’entremise d’un fournisseur de services externe.
Nous procédons à des vérifications d’antécédents judiciaires lorsque cela est nécessaire pour accomplir les fins suivantes :
- Pour se conformer aux exigences contractuelles de nos clients.
- Pour protéger le personnel et les actifs de l'entreprise, notamment,
contre la fraude ou d'autres types de menaces internes lorsque
les exigences reliées au poste ou à la fonction le requièrent. - Pour se conformer aux exigences légales.
Les antécédents judiciaires non reliés au poste convoité ou ayant fait l’objet d’un pardon ne seront pas pris en compte. Le cas échéant, nous déterminerons si vos antécédents judiciaires affectent votre embauche et nous vous donnerons la possibilité de nous faire part de vos observations.
5. Collectons-nous des renseignements relatifs à votre statut vaccinal?
Nous collectons des informations relatives au statut vaccinal contre la maladie à coronavirus 2019 (COVID-19) lorsque requis par loi.
6. Obtenons-nous des notes médicales pré-emploi?
Dans certaines circonstances dont notamment dans le cadre d’une embauche pour
un emploi impliquant des tâches physiques, nous pouvons demander à un candidat de
remplir un questionnaire médical afin de vérifier s’il n’existe pas d’empêchement d’ordre médical à l’exécution des tâches liées à l’emploi. Le questionnaire est rempli avec le consentement
du candidat.
Ce questionnaire médical est administré par un fournisseur de services tiers et est révisé par
un médecin ou une infirmière. Ces renseignements médicaux sont utilisés uniquement afin de valider l’aptitude physique du candidat aux fins de l’emploi. Les questionnaires médicaux ainsi que les renseignements qu’ils contiennent ne nous sont pas communiqués. Par contre, les conclusions liées aux questionnaires médicaux nous sont communiquées, de même qu’à notre assureur, en cas d’embauche.
7. Faisons-nous des tests psychométriques?
Lors de notre processus d’embauche, nous pouvons effectuer un test psychométrique pour
les candidats finalistes pour un poste. Le test psychométrique sert notamment à aider à jauger l’adéquation entre votre candidature et le poste de travail à combler ainsi qu’à affiner plus objectivement la connaissance d’un candidat.
Le test psychométrique est effectué par le candidat sur la plateforme de notre fournisseur
de services.
8. Effectuons-nous des tests de compétences linguistiques?
Dans certaines circonstances, dont notamment dans le cadre d’une embauche pour un emploi requérant des compétences linguistiques en français, en anglais ou dans d’autres langues, nous effectuons un test de compétence linguistique.
Des notes au sujet des compétences linguistiques peuvent alors être prises par les recruteurs. Ces renseignements collectés sont utilisés uniquement afin de vérifier la conformité du candidat avec les exigences linguistiques aux fins de l’emploi.
9. Communiquons-nous vos renseignements personnels avec des tiers?
Oui, nous pouvons partager dans certaines circonstances vos renseignements personnels avec des tiers, tels que des fournisseurs externes dont nous retenons les services dans le cadre du processus de recrutement. Dans ce dernier cas, nous nous assurons de conclure des ententes avec ces derniers afin que ceux-ci s’engagent notamment à mettre en place des mesures de sécurité adéquates et à ce qu’ils utilisent vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles nous les avons communiqués. Dans le Tableau 2 ci-dessous, nous avons classé ces tiers par catégories et avons fourni des explications sur le partage des renseignements personnels.
Tableau 2 : Catégories de tiers
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Catégorie de tiers |
Explications |
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Services informatiques |
Nous faisons appel à des fournisseurs de services pour nous fournir une infrastructure informatique. Par exemple, nous pouvons faire appel à un fournisseur de services informatiques pour héberger nos fichiers de ressources humaines, tels que les documents relatifs à votre recrutement chez nous et les politiques que vous avez lues et approuvées. |
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Fournisseurs de services |
Nous pouvons avoir à partager vos renseignements personnels lors |
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Autres entités du groupe |
L’entité qui effectue le processus de recrutement peut avoir recours aux services et à l’expertise de personnes qui sont à l’emploi d’autres entités affiliées du groupe, et ce, pour fin d’administration, d’analyse et de conseil sur les candidatures reçues dans le processus de recrutement. |
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Les forces de l’ordre |
Nous pouvons être tenus de partager vos renseignements personnels en fonction des lois applicables ou de leur administration, par exemple si nous recevons une ordonnance du tribunal exigeant que nous partagions vos renseignements personnels. Si nous recevons une telle demande, nous nous renseignerons auprès de nos avocats pour nous assurer que nous sommes tenus de partager vos renseignements personnels, et, si cela est nécessaire, nous vous informerons avant de partager ces renseignements personnels. Lorsque la loi le permet, nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec les forces de l'ordre en vue de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou une infraction à une loi. À ce titre, nous nous réservons le droit de signaler toute infraction que vous commettez à l’occasion du processus de recrutement. |
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Agences gouvernementales |
Nous partageons vos renseignements personnels avec des agences gouvernementales lorsque nous y sommes tenus par la loi ou pour permettre l'administration de la loi, par exemple à des fins fiscales ou d'immigration. Les agences gouvernementales ne sont pas des fournisseurs et traitent vos renseignements personnels conformément à leur propre politique de confidentialité. |
Dans le cadre d'une transaction commerciale et en respectant les exigences de la réglementation applicable, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels si nécessaire, sans votre consentement préalable, aux fins de la conclusion de la transaction.
Vos renseignements personnels ne seront alors utilisés qu’aux seules fins de la conclusion de la transaction commerciale. De plus, les tiers auxquels des renseignements personnels sont communiqués suivant la transaction commerciale ne pourront communiquer vos renseignements sans votre consentement, devront prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels et devront détruire les renseignements personnels si la transaction commerciale n’est pas conclue. Si la transaction commerciale est conclue, nous nous assurerons de vous informer de la transaction et du transfert, le cas échéant, des renseignements personnels.
10. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques, administratives et physiques raisonnables pour protéger vos renseignements personnels. Celles-ci tiennent notamment compte de la sensibilité de ceux-ci, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Par exemple, nous avons mis en place des politiques établissant le cadre de la sécurité de l’information et établissant le cadre de la protection des renseignements personnels, incluant une Directive de rétention et de destruction des renseignements personnels.
Nous utilisons des fournisseurs qui mettent en œuvre des mesures appropriées de gestion
et de protection des renseignements personnels qui leur sont confiés.
11. Où conservons-nous vos renseignements personnels ?
Nos serveurs, incluant ceux offrant des services infonuagiques sont hébergés au Canada et nous suivons les principes applicables en droit québécois en matière de conservation des données par des tiers. Toutefois, nous utilisons des fournisseurs de services tiers qui peuvent avoir des serveurs situés au Canada ou aux États-Unis.
Lorsque vos renseignements personnels se trouvent à l’extérieur du Québec, ils peuvent alors être assujettis à des lois différentes des lois canadiennes et qui ne prévoient pas les mêmes protections qu’en droit canadien. Toutefois, nous y pallions en exigeant la signature d’ententes contractuelles avec nos fournisseurs de services qui nous assurent que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.
12. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire à l’exécution des fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou plus longtemps si nous sommes tenus ou autorisés à le faire en vertu des lois applicables. Par exemple, nous pourrions conserver des renseignements personnels au-delà de la fin pour laquelle ils ont été collectés lorsque ceux-ci peuvent constituer des éléments de preuves dans le cadre d’une enquête ou seraient retenus pour fins d’un litige.
Nous avons une Directive de rétention des renseignements qui nous guide dans la définition des périodes de rétention pour les différents renseignements personnels collectés et qui indiquent les méthodes de destruction de ces renseignements.
13. Quels sont vos droits relativement à vos renseignements personnels ?
Vos droits relativement à vos renseignements personnels dépendent des lois qui vous sont applicables. Que vous puissiez ou non exercer légalement vos droits dépend des lois et des circonstances, mais nous ferons de notre mieux pour vous aider dans la mesure du possible.
De façon générale, vous avez le droit de vous faire confirmer qu’un renseignement personnel est détenu, vous avez le droit d'accéder à vos renseignements personnels, et de les rectifier lorsqu’ils ne sont plus à jour, incomplets ou inexacts, selon les circonstances. Vous pouvez également retirer votre consentement relativement au traitement que nous effectuons sur vos renseignements personnels à tout moment, mais cela peut impacter notre capacité à traiter votre candidature.
Vous pouvez également déposer des plaintes sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, ou toute préoccupation concernant votre vie privée, directement auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels de l’employeur pertinent. Nous traiterons votre plainte avec sérieux et prendrons les mesures nécessaires.
Pour faire une plainte, vous pouvez contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels visé et lui indiquer vouloir déposer une plainte. Le responsable vous fera alors parvenir un formulaire de plainte. La plainte sera traitée directement par le Responsable de la protection des renseignements personnels. À moins de circonstances exceptionnelles, une décision sur votre plainte sera rendue dans un délai prévu par la loi ou dans un délai raisonnable suivant le dépôt de la plainte. Aucune discrimination ne sera faite ou aucunes représailles ne seront exercées à l’encontre d’un individu qui dépose une plainte.
Veuillez toutefois prendre note que le dépôt d’une plainte auprès du Responsable de la protection des renseignements ne suspend pas les délais pour exercer les recours prévus
à la loi.
D’ailleurs, vous devez savoir que vous avez le droit de contester notre décision ou de déposer une plainte auprès des autorités compétentes dans la province où se situe l’employeur où
vous postulez.
Si vous postulez au Québec, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information au www.cai.gouv.qc.ca ou prendre contact directement :
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Québec |
Montréal |
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Bureau 2.36 |
Bureau 900 |
Si vous postulez en Alberta, vous pouvez communiquer avec l’Office of Information and Privacy Commissioner of Alberta au www.oipc.ab.ca ou prendre contact directement.
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Office of the Information and Privacy Commissioner (Edmonton) |
Office of the Information and Privacy Commissioner (Calgary) |
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#410, 9925 - 109 Street NW |
Suite 2460, 801 6 Avenue SW |
Si vous postulez en Colombie-Britannique, vous pouvez communiquer avec l’Office of Information and Privacy Commissioner for British Columbia au www.oibc.bc.ca.
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Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia |
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PO Box 9038 Stn. Prov. Govt. |
Si vous postulez dans les autres provinces du Canada, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.priv.gc.ca
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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada |
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30, rue Victoria |
[1]Prendre note que, dans le cas particulier où il est nécessaire de collecter les renseignements personnels indiqués par un astérisque (*), nous obtenons un consentement distinct à l’aide d’un formulaire séparé.